Forretningsorden for Sdr. Nærå Valgmenighed

Forretningsorden for Sdr Nærå Valgmenigheds menighedsråd
2018-19
Menighedsrådets konstituering:
1.1.
På første møde efter generalforsamlingen i april/maj måned konstituerer menighedsrådet sig med formand, næstformand, referent.
Ligeledes fordeler medlemmerne sig i de nedsatte udvalg for et år ad gangen. Møderækken for det kommende år fastlægges.
1.2 Formandens og næstformandens opgaver
Menighedsrådets formand repræsenterer menighedsrådet udadtil. Formanden skal påse, at de forhold der er nævnt i lovgivning, vedtægter og forretningsorden overholdes.
I henhold til vedtægternes $4 tegnes Sdr Nærå Valgmenighed i den daglige drift af det samlede menighedsråd eller formanden og valgmenighedspræsten.
I formandens fravær træder næstformanden i formandens sted.
1.3 Suppleanter
Menighedsrådets suppleant indkaldes, hvis et medlem udtræder af menighedsrådet mellem de ordinære generalforsamlinger; men ikke ved fravær fra enkelte møder.
Menighedsrådsmøder
2.1 Ordinære møder
Menighedsrådet afholder som minimum 8 møder om året. Formanden har mulighed for at indkalde til møder uden præstens deltagelse, f.eks. ved drøftelse af personaleforhold.
2.2 Ekstraordinære møder
Ekstraordinære møder afholdes, såfremt formanden skønner det nødvendigt, eller såfremt mindst to medlemmer forlanger det.
I særlige tilfælde kan formanden træffe beslutning om, at en sag afgøres ved skriftlig høring (f.eks. digitalt)
2.3 Ledelse af møder
Formanden leder menighedsrådsmøderne med mindre andet aftales internt i menighedsrådet.
Ved formandens forfald, træder næstformanden til som mødeleder.
2.4 Beslutningsdygtighed
Menighedsrådet er beslutningsdygtigt, når mindst 5 medlemmer er til stede. Alle sager afgøres ved simpelt flertal.
I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.
2.5 Deltagere i menighedsrådsmøder
Præsten deltager i menighedsrådsmøderne.
Særligt sagkyndige kan indkaldes, når menighedsrådet skønner det nødvendigt.
Afbud til menighedsrådsmøder meddeles formanden
2.6 Indkaldelse til menighedsrådsmøder
Dagsorden til de enkelte menighedsrådsmøder skal udsendes til deltagerne senest 8 dage før mødets afholdelse.
Dagsorden skal indeholde tid og sted for mødet samt relevant bilagsmateriale.
2.7 Dagsorden
Formanden udarbejder dagsorden.
Punkter, der ønskes optages på dagsordenen, skal være formanden i hænde senest 10 dage før mødets afholdelse.
Faste punkter på dagsorden:
Godkendelse af referat
Formanden – siden sidst
Orientering fra Præsten
Nyt fra grupperne
Arrangementsudvalg
Bygningsudvalg
Kirkegårdsudvalg
Årsmøde 2019
Kirkekaffe - Fordeling af datoer
Arrangementer – hvem deltager
Evt.
2.8 Referater
Menighedsrådets valgte referent skriver beslutningsreferater over menighedsrådets møder. Referatet udsendes til menighedsrådet, senest 8 dage efter mødets afholdelse. Rettelser og kommentarer skrives i det følgende referat.
Referatet godkendes og underskrives på det efterfølgende menighedrådsmøde.
Formanden ajourfører menighedsrådets protokol.
Protokollen forefindes hos formanden
2.9. Udvalg
Menighedsrådets medlemmer fordeler sig i de nedsatte arbejdsgrupper.
Faste arbejdsgrupper pr. 1. juni 2018: Kirkegårdsudvalg
Arrangementsudvalg
Bygningsudvalg Årsmøde 2019.
Der udpeges en tovholder for hvert udvalg. Tovholderen har ansvar for indkaldelse til møder og referat.
2.9 Kontaktpersoner
Ved første møde efter generalforsamling udpeges kontaktpersoner til graver og servicemedarbejder.
Inhabilitet
3.1
Et menighedsrådsmedlem har pligt til tidligst muligt at informere menighedsrådet om sin eventuelle inhabilitet. Menighedsrådet træffer endelig afgørelse om et medlems inhabilitet.
Tavshedspligt
4.1
Menighedsrådsmedlemmer, præst og kasserer har tavshedspligt i personfølsomme sager.
Menighedsrådets opgaver:
5.1
Menighedsrådet anviser rammerne for Sdr Nærå Valgmenigheds daglige ledelse.
5.2 Årsplan
April-Maj
Konstituerende menighedrådsmøde
Nedsættelse af arbejdsgrupper
Møderække for det kommende år fastlægges
Februar
Regnskab for det forgangne år udarbejdes af kasserer og behandles af menighedsrådet.
Kopi af regnskab lægges i våbenhuset en uge før generalforsamling
Budget for det kommende år udarbejdes og behandles
Tilkendegivelse fra Menighedsrådsmedlemmer om evt. genopstilling.
Marts
Indledende drøftelse af generalforsamling
April - Maj
Indkaldelse til generalforsamling udsendes til medlemmer og offentliggøres på kirkens hjemmeside senest 21 dage før generalforsamling. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden.
Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i april eller maj.
5.3 Øvrige opgaver
Menighedsrådsmedlemmer skiftes til at lave og servere kaffe i våbenhuset efter ordinære gudstjenester. Datoer fordeles på hvert menighedrådsmøde.
Det tilstræbes, at menighedsrådet er repræsenteret ved arrangementer.
5.4 Medarbejdersamtaler
Medarbejdersamtale med valgmenighedspræsten
foretages af formand og næstformand.
Medarbejdersamtale med graver foretages af formand og kontaktperson.
Medarbejdersamtale med servicemedarbejder foretages af formand og kontaktperson.
Medarbejdersamtale med Kasserer foretages af formand.
Medarbejdersamtale med organist foretages af formand.
Følgende punkter skal være indeholdt i samtalerne
Løn
Arbejdsopgaver
Trivsel
Efteruddannelse
Godkendelse af forretningsorden samt ændringer af denne.
6.1 Vedtagelse af forretningsorden
Forretningsordenen vedtages af menighedsrådet. Den gennemgås én gang årligt på menighedsrådsmødet i juni.