Forretningsorden for
Sdr. Nærå Valgmenighed

Menighedsrådets konstituering:

1.1

På første møde efter generalforsamlingen i april/maj måned konstituerer menighedsrådet sig med formand, næstformand, referent.

Ligeledes fordeler medlemmerne sig i de nedsatte udvalg for et år ad gangen.
Møderækken for det kommende år fastlægges.

Menighedsrådets formand repræsenterer menighedsrådet udadtil. Formanden skal påse, at de forhold der er nævnt i lovgivning, vedtægter og forretningsorden overholdes.

I henhold til vedtægternes $4 tegnes Sdr Nærå Valgmenighed i den daglige drift af det samlede menighedsråd eller formanden og valgmenighedspræsten.

I formandens fravær træder næstformanden i formandens sted.

Menighedsrådsmøder

2.1 Ordinære møder

Ekstraordinære møder afholdes, såfremt formanden skønner det nødvendigt, eller såfremt mindst to medlemmer forlanger det.

I særlige tilfælde kan formanden træffe beslutning om, at en sag afgøres ved skriftlig høring (f.eks. digitalt)

Formanden leder menighedsrådsmøderne med mindre andet aftales internt i menighedsrådet.

Ved formandens forfald, træder næstformanden til som mødeleder.

Menighedsrådet er beslutningsdygtigt, når mindst 5 medlemmer er til stede. Alle sager afgøres ved simpelt flertal.

I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Præsten deltager i menighedsrådsmøderne.

Særligt sagkyndige kan indkaldes, når menighedsrådet skønner det nødvendigt.

Afbud til menighedsrådsmøder meddeles formanden

Dagsorden til de enkelte menighedsrådsmøder skal udsendes til deltagerne senest 8 dage før mødets afholdelse.

Dagsorden skal indeholde tid og sted for mødet samt relevant bilagsmateriale.

Formanden udarbejder dagsorden.

Punkter, der ønskes optages på dagsordenen, skal være formanden i hænde senest 10 dage før mødets afholdelse.

Faste punkter på dagsorden:

Menighedsrådets valgte referent skriver beslutningsreferater over menighedsrådets møder. Referatet udsendes til menighedsrådet, senest 8 dage efter mødets afholdelse. Rettelser og kommentarer skrives i det følgende referat.

Referatet godkendes og underskrives på det efterfølgende menighedsrådsmøde.

Formanden ajourfører menighedsrådets protokol.

Protokollen forefindes hos formanden

Menighedsrådets medlemmer fordeler sig i de nedsatte arbejdsgrupper.

Faste arbejdsgrupper pr. 1. maj 2023:

Kirkegårdsudvalg – Lis, Lars, Christian, Birthe og Susanne + Michael

Arrangementsudvalg –  Niels, Susanne, Anne, Birthe + Ole og Mads

Bygningsudvalg – Joachim og Christian

Brandingudvalg – Lars, Dorte og Niels

Indretningsudvalg – Lars og Dorte

Kirkebladsudvalg – Dorte, Ole og Mads

Jubilæum/årsmøde 2025  – Lis, Joachim og Ole

Der udpeges en tovholder for hvert udvalg. Tovholderen har ansvar for indkaldelse til møder og referat.

Inhabilitet

3.1

Tavshedspligt

4.1

Menighedsrådets opgaver:

5.1

April-Maj

Konstituerende menighedsrådsmøde

Nedsættelse af arbejdsgrupper

Møderække for det kommende år fastlægges

Februar

Regnskab for det forgangne år udarbejdes af kasserer og behandles af menighedsrådet.

Kopi af regnskab lægges i våbenhuset en uge før generalforsamling og lægges på hjemmesiden.

Budget for det kommende år udarbejdes og behandles

Tilkendegivelse fra Menighedsrådsmedlemmer om evt. genopstilling.

Marts

Indledende drøftelse af generalforsamling

April – Maj

Indkaldelse til generalforsamling udsendes til medlemmer og offentliggøres på kirkens hjemmeside senest 21 dage før generalforsamling. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden.

Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i april eller maj.

Menighedsrådsmedlemmer skiftes til at lave og servere kaffe i våbenhuset efter ordinære gudstjenester. Datoer fordeles på hvert menighedsrådsmøde.

Det tilstræbes, at menighedsrådet er repræsenteret ved arrangementer.

Medarbejdersamtale med valgmenighedspræsten foretages af formand og næstformand.

Medarbejdersamtale med graver foretages af formand og næstformand.

Medarbejdersamtale med servicemedarbejder foretages af formand og kontaktperson.

Medarbejdersamtale med Forretningsfører foretages af formand og næstformand.

Medarbejdersamtale med organist foretages af formand og næstformand.

Følgende punkter skal være indeholdt i samtalerne :

Løn

Arbejdsopgaver

Trivsel

Efteruddannelse

Godkendelse af forretningsorden samt ændringer af denne.

6.1 Vedtagelse af forretningsorden

Forretningsordenen vedtages af menighedsrådet. Den gennemgås én gang årligt på det andet menighedsrådsmøde efter generalforsamlingen